評価サイクルを「準備中」から「開始」できる状態にするまでの設定を、順を追って説明します。この記事は設定の流れ(チェックリスト)に沿った手順書です。各機能の詳しい仕様は「【管理者向け①〜③】」もあわせてご覧ください。
サイクルを作成する(準備中)
フォームとフォームセットを準備する
フェーズの有効/無効・名称・締切を設定する
被評価者・評価者・フィードバック担当者を割り当てる
開始前の最終確認をして開始する
サイクルを作成すると「準備中」になります。準備中の間だけ変更できる設定(フォームタイプにあたる部分、フェーズの有効化、フェーズ名など)があるため、まず作成して準備を進めます。
必要に応じて、評価対象者詳細画面で参照する 目標サイクル を指定します(目標評価の設問を使う場合は必須)。
過去サイクルを 複製 して、フォーム構成や割当を引き継いで作り始めることもできます。
評価で使うフォームを用意し、被評価者に割り当てる「フォームセット」を整えます。
フォームを作成・編集する:フェーズ(自己評価・一次評価〜二十次評価・フィードバック)ごとに、必要なフォームを作ります。セクションと設問(テキスト・数値・選択肢・ファイル・自動計算・目標評価など)を設計します。
フォームセットを用意する:サイクル作成時にデフォルトのフォームセットが1件できています。職種や評価観点で分けたい場合は、フォームセットを追加し、各フェーズ枠に使うフォームを割り当てます。
1つのフォームを複数のフォームセットで共有できます。共有フォームの設問を変えると、割当先すべてに反映されます。
目標評価(階層形式/テーブル形式)の設問は、サイクルに参照目標サイクルが設定されていないと追加できません。先に①で参照目標サイクルを設定してください。
詳しくは「【管理者向け②】評価フォームの設計」を参照してください。
評価サイクルには、固定順序で22のフェーズがあります(自己評価 → 一次評価 → … → 二十次評価 → フィードバック)。
初期状態では、自己評価・一次評価〜五次評価・フィードバックの7フェーズが有効、六次評価〜二十次評価は無効です。
自社の評価段階に合わせて、有効/無効を切り替えます。切り替えはフェーズが準備中の場合のみ可能です。
自己評価・一次評価・フィードバックは常に有効 で、無効化できません。
二次〜二十次評価を無効化すると、それ以降も自動で無効になり、対応する評価者設定も削除されます。再度有効化すると前段から順に有効化されます(評価者は割り当て直しが必要)。
サイクルごとに、各フェーズの表示名(100文字以内)と説明文(1000文字以内)をカスタマイズできます(準備中のみ)。
未設定なら既定値が表示され、「デフォルトに戻す」で戻せます。
設定した名称・説明は、管理画面・従業員画面・ダッシュボード・メール通知のすべてに反映されます。
フェーズごとに締切日(日付のみ)を設定できます。準備中だけでなく進行中でも変更できます(完了済みフェーズは不可)。
締切は目安で、過ぎても入力はブロックされません。締切は従業員の「やることリスト」に表示され、リマインドの運用に使います。
被評価者を登録:個別追加または一括追加(雇用形態フィルタあり)。
評価者を割り当て:被評価者ごと・フェーズごとに、一次〜二十次評価者を設定します(各フェーズ最大10名)。組織図に基づく 自動アサイン も使えます。
フィードバック担当者を割り当て:一次〜二十次評価者とは独立して設定します(最大10名)。
詳しくは「【管理者向け③】対象者・評価者の設定と進捗管理」を参照してください。
開始前に、特に次を確認してください。
フィードバックフェーズが有効な場合、フィードバック担当者の設定は必須 です。未設定のまま開始しようとするとエラーになります。
進行中のサイクルが他にないこと(同時に進行できるサイクルは1つだけ です)。
未割当の被評価者・フェーズがないか(割当一覧の未割当フィルタで確認できます)。
確認できたら開始します。開始すると最初のフェーズが始まり、被評価者・割当済み評価者の 回答(フォーム)が自動生成 されます。
開始後の運用は「【管理者向け・運用②】フェーズ開始後の流れ」を参照してください。
各設定画面(フォーム・フォームセット・フェーズ・参加者)への導線とボタン名
フェーズの有効/無効、名称・説明、締切日の設定箇所の文言
開始操作のボタン名と、開始前の必須条件に関するエラーメッセージ